INFORMATIVA GENERALE

Canale di Segnalazione Interna di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’UE
Resa ai sensi dell’art. 5 lett. e) del D.lgs. 24/2023

Introduzione

La presente informativa (di seguito, l’“Informativa”) è rivolta a tutti i soggetti che, ai sensi del D.lgs. 24/2023 (“Decreto Whistleblowing”), sono legittimati a effettuare, anche in forma anonima, la segnalazione di eventuali informazioni sulle violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’UE acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
L’Informativa ha lo scopo di informare i potenziali segnalanti circa il funzionamento del canale di segnalazione
interna attivato e messo a disposizione da Hadmin S.r.l. – Società tra professionisti.
L’Informativa è pubblicata sul sito web della Società e affissa nelle bacheche aziendali di tutte le filiali e/o sedi operative della Società.
La Società si riserva il diritto, in qualsiasi momento, di modificare e/o aggiornare l’Informativa. Si consiglia, quindi, di controllare regolarmente l’Informativa pubblicata sul sito web della Società e di riferirsi alla versione più aggiornata.

Definizioni

Ai fini della presente informativa si intende per:

1. Canale di Segnalazione Interna, il canale per effettuare la Segnalazione (come di seguito definita) in osservanza a quanto previsto dal Decreto Whistleblowing, che, nel caso della Società, si sostanzia nella Piattaforma, come di seguitodefinita;
2. Codice Privacy, il lgs. 196/2003 e ss.mm.;
3. Contesto lavorativo, le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte in qualità di lavoratori subordinati,anche somministrati, o lavoratori autonomi o collaboratori / consulenti / tirocinanti o volontari, a favore della Società;
4. Dati Personali, (o anche solo “Dati”), qualunque informazione relativa a una persona fisica, identificata o identificabile,anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazionepersonale;
5. Decreto Whistleblowing, il lgs. 24/2023 di attuazione della direttiva UE 2019/1937;
6. GDPR, il Regolamento UE 679/2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei DatiPersonali nonché alla libera circolazione dei Dati;
7. Gestore della Segnalazione (o anche solo “Gestore”), la persona o l’ufficio interno ovvero il soggetto esterno, ai quali è affidata la gestione delle Segnalazioni;
8. Informazioni sulle Violazioni, informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui il Segnalante intrattiene un rapporto giuridicoai sensi dell’articolo 3, comma 1 o 2 del Decreto Whistleblowing, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultaretali Violazioni;
9. Interessato, la persona fisica, identificata o identificabile, cui si riferiscono i Dati Personali, quali, ai fini di questa Informativa, il Segnalante e le Persone Coinvolte nella Segnalazione;
10. Persona Coinvolta, la persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione come persona alla quale la Violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella Violazione segnalata;
11. Piattaforma, il software sviluppato da Zucchetti S.p.A. per gestire le Segnalazioni, in conformità ai requisiti normativivigenti, assicurando la riservatezza del Segnalante e del contenuto della Segnalazione, mediante l’utilizzo della crittografia AES 256;
12. Responsabile del Trattamento, la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione o organismo che tratta Dati Personali per conto del Titolare del Trattamento ex 28 GDRP;
13. Segnalazione, la comunicazione di Informazione sulle Violazioni;
14. Segnalazione Interna, la comunicazione di Informazioni sulle Violazioni presentata tramite il Canale di SegnalazioneInterna;
15. Segnalazione Esterna, la comunicazione di Informazioni sulle Violazioni presentata tramite il canale attivato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC);
16. Segnalante, la persona fisica che effettua la Segnalazione;
17. Società, Hadmin S.r.l. – Società tra professionisti, con sede legale in Verona, Via Enrico Fermi, 6, Codice Fiscale e IVA04832910238;
18. Titolare del Trattamento, la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro Titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del Trattamento di Dati Personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza;
19. Trattamento, qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l’ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione,la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione ela distruzione di Dati;
20. Violazioni, comportamenti, atti o omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società che possono essere oggetto di Segnalazione ai sensi del Decreto Whistleblowing;
21. Ritorsione, qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione dellaSegnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare al Segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno

Canale di Segnalazione Interna

La Società ha attivato il proprio Canale di Segnalazione Interna, che garantisce, tramite il ricorso a strumenti di crittografia, lariservatezza dell’identità del Segnalante, della Persona Coinvolta nonché del contenuto della Segnalazione e della relativadocumentazione.
Le Segnalazioni possono essere effettuate in forma scritta o orale, con modalità informatiche, tramite la
Piattaforma cui si accede dall’apposito link presente sul Sito Web della Società.

Soggetti legittimati a effettuare la Segnalazione

Sono legittimati a effettuare la Segnalazione i soggetti indicati all’art. 3 del Decreto Whistleblowing.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, la Segnalazione può essere effettuata da parte di:

• lavoratori subordinati, ivi inclusi i lavoratori somministrati, assunti alle dipendenze della Società o che abbiano cessato ilrapporto di lavoro con la Società;
• lavoratori autonomi nonché i titolari di un rapporto di collaborazione, che svolgono la propria attività lavorativa a favoredella Società;
• liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività a favore della Società;
• volontari e i tirocinanti, retribuiti o non retribuiti, che prestano la propria attività a favore della Società;
• azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza della Società.

Segnalazioni rilevanti ai sensi del Decreto Whistleblowing

Possono essere oggetto di Segnalazione tutte le Violazioni che consistano in:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• illeciti rilevanti ai sensi del lgs. 231/2001;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’UE o nazionali indicati nell’allegato al DecretoWhistleblowing o, anche se non indicati nell’allegato al Decreto Whistleblowing, siano relativi ai settori degli appaltipubblici, del finanziamento al terrorismo, della sicurezza e conformità dei prodotti, della sicurezza dei trasporti, dellatutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e mangimi e salute e benessere deglianimali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei Dati Personali e sicurezzadelle reti e sistemi informativi;
• atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’UE di cui all’art. 325 del TFUE;
• atti o omissioni riguardanti il mercato interno di cui all’art. 26 del TFUE;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’UE nei settori indicati ai precedenti punti (iii) (iv) e (v).

Non possono essere oggetto di Segnalazione:

• le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale del Segnalante;
• le contestazioni, rivendicazioni o richieste o che attengano esclusivamente ai rapporti individuali di lavoro del Segnalanteo ai rapporti del Segnalante con le figure gerarchicamente sovraordinate;
• le violazioni già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’UE o nazionali indicati alla parte II dell’Allegato al DecretoWhistleblowing;
• le violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, che non rientrino nel diritto derivato dell’UE.

Procedura per effettuare la Segnalazione

Il soggetto che intende effettuare una Segnalazione dovrà accedere alla Piattaforma, tramite l’apposito link presente nel Sito Web della Società e seguire le istruzioni della Piattaforma stessa. Le credenziali di accesso sono fornite, in forma criptata, dalla Piattaforma e sono conoscibili solo al Segnalante che ne è l’esclusivo custode e responsabile.
Una volta registrato, il Segnalante avrà accesso alla propria pagina personale, dalla quale potrà effettuare la
Segnalazione, cliccando sull’apposito pulsante “crea segnalazione” e seguendo la procedura guidata.
Il Segnalante potrà scegliere di non condividere i propri Dati, rendendo la Segnalazione anonima, spuntando la relativa finestra. Un pop up chiederà conferma al Segnalante della volontà di effettuare la Segnalazione in forma anonima.
Il Segnalante è invitato ad allegare documenti, immagini (file elettronici di diverse estensioni) utili a circostanziare o integrare la Segnalazione.
Una volta completato il caricamento, il Segnalante potrà procedere all’invio della Segnalazione. Un’ulteriore schermata darà lapossibilità al Segnalante di modificare la e-mail ove ricevere eventuali notifiche sullo status della propria Segnalazione. L’indirizzo e-mail non è mai visibile al Gestore.
Il Segnalante potrà accedere alla schermata preliminare di riepilogo ove potrà rileggere la Segnalazione, verificare gli allegati e confermare, tramite apposite dichiarazioni, la veridicità delle informazioni riportate nella Segnalazione e il consenso al trattamentodei Dati.
Il Gestore della Segnalazione è un soggetto esterno, nominato dalla Società ex art. 28 GDPR e dotato dei requisiti ex lege richiesti di autonomina e indipendenza, specificamente formato per dare diligente seguito alla segnalazione nel rispetto di quanto previsto dal Decreto Whistleblowing.

Una volta finalizzato l’invio della Segnalazione:

• entro 7 (sette) giorni, la Segnalazione viene presa in carico dal Gestore;
• il Gestore, potrà interfacciarsi con il Segnalante, sempre tramite la Piattaforma, se reputa necessario svolgere eventuali approfondimenti o, se la Segnalazione risulta già completa di tutti gli elementi necessari alla sua gestione, potrà dareriscontro al Segnalante;
• in ogni caso, entro 3 (tre) mesi dall’avviso di ricevimento di cui al precedente punto (i), verrà fornito un riscontro al Segnalante circa l’esito della Segnalazione, anche qualora la Segnalazione risulti infondata o erroneamente

Tutte le notifiche inerenti alla Segnalazione sono comunicate all’indirizzo e-mail comunicato in fase di invio della Segnalazione. Perprendere visione del contenuto della notifica, il Segnalante deve accedere alla pagina personale della Piattaforma. Gli eventualiscambi di interazione tra Segnalante e Gestore sono evidenziati da un contrassegno rosso in corrispondenza della Segnalazione.
Il Segnalante può, in qualsiasi momento, accedere alla propria pagina personale della Piattaforma per verificare la Segnalazioneeffettuata che, a seconda dello status, sarà indicata come “chiusa” “respinta” o “in lavorazione”.

Condizioni per effettuare una Segnalazione Esterna

Il soggetto che intende effettuare una Segnalazione deve prioritariamente utilizzare il Canale di Segnalazione Interna e potràpresentare una Segnalazione Esterna, in alternativa o subordinatamente al Canale di Segnalazione Interna, se e solo se:

• ritenga che la Violazione oggetto di Segnalazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblicointeresse;
• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che se effettuasse una Segnalazione Interna potrebbe determinarsi un rischio di Ritorsione;
• alla Segnalazione effettuata tramite il Canale di Segnalazione Interna non sia stato dato seguito nel termine di 3 (tre)mesi dalla ricezione della

Il Segnalante deve ragionevolmente credere che le informazioni sulle Violazioni siano veritiere e, quindi, agire in buona fede allegando tutte le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificata la Violazione oggetto di Segnalazione, svolgendo una accurata descrizione dei fatti, allegando tutti gli elementi utili a identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

Misure di protezione

La Società garantisce al Segnalante, per tutta la durata del rapporto di lavoro e/o collaborazione e/o tirocinio, le misure di protezione di cui al Capo III del Decreto Whistleblowing, astenendosi dal porre in essere qualsivoglia atto ritorsivo nei confronti del Segnalante.
Fatte salve le specifiche limitazioni di legge previste, la tutela dalle Ritorsioni non può essere garantita quando è accertata laresponsabilità del Segnalante per reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denunciaall’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile per lo stesso titolo nei casi di dolo o colpa grave.

Trattamento dei Dati Personali e conservazione della documentazione inerente alla Segnalazione

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Hadmin S.r.l. – Società tra professionisti, con sede legale in Verona, Via Enrico Fermi, 6, Codice Fiscale eP.IVA REA 04832910238. Il Titolare del Trattamento può essere contattato all’indirizzo e-mail info@hadmin.it e PEChadmin.stp@legalmail.it

Il Titolare del Trattamento ha nominato il Gestore quale responsabile del Trattamento dei Dati Personali ex art. 28 GDPR.

1. Finalità, principi e base giuridica del Trattamento

Il Trattamento dei Dati Personali acquisiti in occasione della Segnalazione sarà effettuato a norma del GDPR e del Codice Privacy nonché in conformità a quanto previsto dall’art. 13 del Decreto Whistleblowing.

Il Trattamento, pertanto, è improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, per garantire la sicurezza dei Dati Personali,mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da Trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, distruzione e dannoaccidentali.

Il Trattamento dei Dati ha esclusivamente la finalità di gestire e dare seguito alla Segnalazione. I Dati Personali del Segnalante sonotrattati in forma anonima, ove richiesto dal Segnalante.

La comunicazione di Dati Personali del Segnalante è un requisito necessario per poter dare seguito alla Segnalazione. In caso dimancata comunicazione di tali Dati, pertanto, non sarà possibile né eseguire né dare seguito alla Segnalazione.

La base giuridica del Trattamento dei Dati è l’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del Trattamento(D.Lgs. n. 24/2023) nonché il consenso del Segnalante.

1. Conservazione dei Dati

I Dati sono conservati in Italia in forma da consentire l’identificazione degli Interessati per il tempo necessario al Trattamento della specifica Segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della Segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del Decreto e dei principi in materia sanciti dal GDPR.

1. Diritti dell’Interessato

La Persona Coinvolta o la persona menzionata nella Segnalazione, con riferimento ai propri Dati Personali trattati nell’ambito della Segnalazione non possono esercitare i diritti che il GDPR riconosce agli Interessati (diritto di accesso ai Dati personali, diritto direttificarli, diritto di ottenere la cancellazione o cosiddetto diritto all’oblio, diritto alla limitazione del Trattamento, diritto allaportabilità dei Dati Personali e quello di opposizione al Trattamento) se da tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo econcreto alla tutela della riservatezza dell’identità del Segnalante.

In tali casi, dunque, alla Persona Coinvolta o alla persona menzionata nella Segnalazione, è preclusa la possibilità di rivolgersi alTitolare del Trattamento per l’esercizio di tali diritti e di proporre reclamo al Garante della protezione dei Dati Personali.

1. Trasferimento dei Dati all’estero

I Dati Personali non sono trasferiti all’estero né fuori dalla Unione Europea.